Controle Financeiro SuperSoft: do boleto ao fluxo de caixa — o guia completo da gestão financeira do escritório

há 6 dias

8 min de leitura

Quem cuida da própria gestão financeira do escritório conhece a cena: o honorário venceu, o boleto saiu, o cliente atrasou — e a informação sobre o que entrou, o que falta e o que vem pela frente vive espalhada entre planilhas, e-mails e memória de alguém. Cada pergunta do tipo "será que o cliente X pagou?" vira uma pequena investigação, e o fechamento do mês se transforma em arqueologia financeira.

O Controle Financeiro (Sistema Financeiro/FN) da SuperSoft existe para eliminar exatamente esse retrato. Nele, a rotina completa do dinheiro do escritório fica em um só lugar: cadastro de clientes e contas, contas a receber e a pagar, emissão de boleto bancário, registro de recebimentos com baixa automática, carta de cobrança para o cliente que atrasou — como vimos no artigo sobre inadimplência — e os relatórios que transformam tudo isso em decisão: o fluxo de caixa em dois modelos e o comparativo de receitas e despesas.

Neste #SuperDica, você acompanha o ciclo completo em nove passos — do cadastro da conta a receber até o comparativo que fecha o mês.

Mesa com notebook, moedas, calculadora e gráficos.

Passo 1: cadastre as contas a receber no Controle Financeiro SuperSoft

Todo o fluxo começa no cadastro. Para registrar as contas a receber da empresa, acesse Manutenção > Contas > Contas a Receber.

Na tela, você cadastra as informações do documento a receber — que pode ser uma duplicata ou qualquer outro tipo de documento. Pontos essenciais do cadastro:

Nro. Documento: as contas são referenciadas em todo o sistema por esse campo — o preenchimento é obrigatório;
Modelo de Origem: indica qual tipo de documento fiscal gerou a duplicata (N1 – Nota Fiscal Modelo 1, NS – Nota Fiscal de Serviços etc.). O dado alimenta os relatórios gerenciais e é peça-chave da integração entre o Sistema Financeiro, o Sistema de Vendas e o Controle de Compras;
Data de Baixa: aparece apenas para consulta — o sistema a preenche automaticamente quando o saldo devedor é quitado pelas movimentações;
C/Apresentação: para duplicatas com vencimento contra apresentação, assinale o campo e o sistema permitirá o cadastro sem data de vencimento e disponibilidade;
Desconto condicional: quando o desconto é definido no cadastro e a baixa acontece até a data limite, o sistema considera automaticamente o valor do documento e gera o movimento de desconto;
Centro de custo e receita/despesa: nas abas correspondentes, informe centro de custo, classificação de receita e o valor ou porcentagem — a soma dos valores deve ser igual ao total do documento.

Importante: contas baixadas parcial ou totalmente, e contas renegociadas, têm alterações restringidas — alguns campos não poderão mais ser editados. A regra protege a integridade do histórico.

Passo 2: emita o boleto bancário

Com a conta cadastrada, a cobrança formaliza-se pelo boleto. O caminho tem dois pré-requisitos:

Cadastro do banco com que a empresa trabalha, no menu Manutenção > Bancos;
Parâmetros do banco em Utilitários > Exportação de Dados > Bancos > Parâmetros — e aqui o manual é enfático: no campo Sequência NOSSO NÚMERO, se o boleto é impresso pela empresa, informe corretamente o número do próximo boleto. Nunca informe um NOSSO NÚMERO já utilizado anteriormente.

Com os parâmetros prontos, acesse Relatórios > Emissão de Documentos > Boleto Bancário e defina o banco cadastrado. Clique em Exibe dados para o sistema apresentar as contas a receber dentro da configuração realizada — e clique sobre a conta desejada para imprimir o boleto.

Passo 3: registre os recebimentos com as baixas

O dinheiro entrou? O registro da baixa acontece no menu Movimentação > Contas a Receber. A lógica do sistema é protegida por design: a conta é cadastrada com o valor original — e esse valor nunca é alterado. O que existem são lançamentos que acrescem ou abatem o saldo devedor (inicialmente igual ao valor original).

Ao informar o Número do Documento, o sistema carrega automaticamente o cliente e as informações da conta — e exibe o quadro fixo com Valor Original, Vencimento e Saldo Devedor (sem edição). Na grade, você registra todas as ocorrências: baixas do valor principal, acréscimo de juros, baixa de juros, descontos.

Campos e regras que valem memorizar:

Tipo de Movimento: alguns são pré-definidos pelo sistema e não podem ser alterados — BXVD (baixa do valor original, total ou parcial), DEVD (devolução do valor original), DVCH (devolução de cheque pré-datado, gerado automaticamente), BXCH (baixa via cheque recebido de terceiros) e DVBX (devolução manual do documento). Eles interferem diretamente no saldo, sem necessidade de lançamento prévio de acréscimo; os demais tipos exigem acréscimo antes da baixa;
Banco/Agência/Conta Corrente + Histórico: obrigatórios nas baixas quando o escritório usa o Controle de Movimento Bancário — é assim que a baixa da conta gera, automaticamente, o movimento bancário correspondente;
Baixas parciais: basta cadastrar vários movimentos de baixa com as datas das ocorrências, até zerar o saldo devedor;
Recebimento misto: quando o total recebido mistura valor original, juros e despesa bancária, lance um único movimento BXVD do valor total — o sistema distribui os valores entre os movimentos em aberto e gera as baixas correspondentes;
Leitor de cheques: com um leitor compatível com o layout CMC7 no campo Nr. Cheque, o sistema traz automaticamente as informações do cheque.

Passo 4: consulte o contas a receber de um cliente

Para ver as contas de um cliente, acesse Movimentação > Consulta Duplicatas a Receber. Na tela, você consulta uma determinada conta ou todas as contas que satisfaçam os critérios de Data de Seleção e Tipo de Conta — o filtro que separa, por exemplo, o que já venceu do que ainda vence no período.

É dessa consulta que sai a lista de trabalho da régua de cobrança: quem está em aberto, desde quando e por quanto.

Passo 5: imprima o Fluxo de Caixa — Modelo 1

Acesse Relatórios > Fluxo de Caixa > Modelo 1. O relatório trabalha com dois tipos de visão:

Futuro: emite uma previsão de pagamentos e recebimentos com base nas contas ainda em aberto que, por data de vencimento, espera-se que sejam pagas no período de referência;
Previsto/Real: apresenta em colunas distintas o previsto e o realizado — os previstos seguem a lógica do tipo Futuro, e os realizados refletem as movimentações já efetuadas no período, incluindo movimentos bancários que não vêm das contas.

O relatório pode ser impresso na forma analítica (contas detalhadas) ou sintética (totalizadas por dia), e o campo saldo inicial é atualizado conforme a data inicial informada — por datas de vencimento ou pela data de disponibilidade das contas.

Nas informações adicionais:

Imprimir observações das duplicatas e totalizações diárias acumuladas;
Demonstrar as duplicatas em atraso (vencimento anterior à data inicial do período);
Contas em Atraso + Detalhamento: totalização do atraso na primeira; cada conta separadamente na segunda;
Manter Contas Selecionadas: reapresenta as contas correntes escolhidas a cada impressão;
Considerar o valor Previsto no Saldo: soma o previsto ao saldo — use apenas para projetar entradas e saídas do período;
Consolidado (Coligadas): imprime dados de grupos de empresas, informando o nome do grupo na tela que se abre.

Passo 6: acompanhe o desvio com o Fluxo de Caixa — Modelo 2

No mesmo menu, Relatórios > Fluxo de Caixa > Modelo 2, o relatório vem em modo Previsto/Real — com a coluna que faz toda a diferença: o Desvio de Fluxo, diferença entre o previsto e o realizado.

O exemplo do manual deixa a mecânica clara: uma conta que vence em 20/12 no valor de R$ 1.000,00, com recebimento de R$ 400,00 em 20/12 e R$ 600,00 em 30/12, aparece com previsto de R$ 1.000,00 no dia 20 e realizado de R$ 400,00 — desvio de -R$ 600,00, sinalizando o que deixou de entrar na data. Ao consultar o período de 30/12, os R$ 600,00 aparecem no realizado com desvio de +R$ 600,00.

Detalhes do Modelo 2:

Juros e descontos são demonstrados na coluna Desvio de Fluxo, abaixo do valor da conta — com desconto, o valor integral aparece no previsto e no realizado, e o desconto fica registrado na coluna realizada;
O relatório aceita data de vencimento ou de disponibilidade para duplicatas a receber e movimentos bancários (as duplicatas a pagar seguem pela data de vencimento, pois não possuem disponibilidade);
Contas Atrasadas: a totalização mostra o atraso acumulado e o detalhamento lista cada conta — e, com Considera Total no Previsto/Desvio, o saldo das atrasadas entra no Total Previsto e no Desvio de Fluxo;
Considerar todas as contas: sem essa opção, o sistema considera apenas as duplicatas com banco portador igual às contas correntes selecionadas;
Restrição: este modelo não é habilitado para empresas que utilizam Cheques Pré-Datados Desvinculados — nesses casos, use o Modelo 1.

Passo 7: emita a carta de cobrança

Para o cliente que atrasou, o sistema emite a documentação formal da cobrança. Acesse Relatórios > Carta de Cobrança, digite a mensagem e as observações que serão impressas — a última mensagem digitada fica armazenada e serve de padrão para a próxima vez.

Dois pontos práticos: uma única carta lista vários documentos pendentes do mesmo cliente, e os documentos podem ser especificados pelo número, pelo cliente ou pela data de vencimento — todas as contas não baixadas são impressas. É o suporte perfeito para a régua de cobrança: a conversa difícil ganha um documento profissional e padronizado.

Passo 8: emita o Relatório de Contas a Receber

Para a fotografia completa da carteira, acesse Relatórios > Gerais e escolha o Relatório de Contas a Receber. As opções principais:

Período de referência: data inicial e final das informações;
Tipo do relatório: analítico (documento a documento) ou sintético (com as quebras escolhidas);
Tipo da conta: todas, ou apenas as em aberto, em atraso, encerradas, recebidas, pagas ou renegociadas;
Mínimo de dias: para contas em atraso, quantos dias vencidas para entrar no relatório;
Data para seleção: emissão, vencimento, disponibilidade ou data de transmissão, como critério do período;
Situação: Atual (compara com a data de hoje), Do Período (usa a data final informada) ou Do Sistema (Atemporal) — opção interessante para quem baixa cheques pré-datados na data de lançamento, com baixas de data futura: na leitura atemporal, a conta já aparece encerrada;
Calcula juros para conta em atraso: recalcula o saldo devedor e os juros conforme a situação atual;
Complementos: impressão das observações cadastradas, totalizações sintéticas por centro de custo e receitas/despesas, baixas detalhadas dia a dia, nova página a cada quebra e consolidação por Matriz e Filiais ou grupo de empresas.

Passo 9: feche o mês com o comparativo de receitas e despesas

Para a leitura gerencial do período, acesse Relatórios > Relatórios Gerenciais e escolha o Relatório Comparativo de Receitas ou de Despesas. É ele que mostra, lado a lado, o comportamento das entradas e saídas do escritório no mês — o insumo direto para a auditoria de carteira, o reajuste de honorários e o planejamento do ciclo seguinte.

O ciclo completo na rotina do escritório

Ritmo	O que rodar	O que responder
Diário	Consulta de contas a receber	Quem venceu ontem e não pagou?
Conforme o vencimento	Emissão de boleto + baixas	O que entrou? Qual saldo devedor restou?
Semanal	Fluxo de Caixa (Modelo 1 e/ou 2)	O que vem pela frente? Onde está o desvio?
No atraso	Carta de cobrança	Qual documento formalizar a pendência?
Mensal	Relatório de Contas a Receber + Comparativo	Como está a carteira e o resultado do mês?

Conclusão: gestão financeira é ciclo, não emergência

A diferença entre o escritório que dorme no "será que caiu?" e o que fecha o mês com clareza não está na quantidade de planilhas — está em ter o ciclo inteiro em um sistema: conta cadastrada, boleto emitido, baixa registrada, desvio medido, cobrança formalizada e resultado comparado. E tudo isso conversa com o resto do ecossistema: as movimentações alimentam a contabilidade quando a integração está parametrizada, os relatórios gerenciais alimentam as decisões de precificação e fluxo de caixa, e a gestão de cobrança ganha base documental a cada etapa. É essa rotina, sem pontos cegos, que libera o escritório para o que realmente cresce o negócio.